Un pla de catàstrofes hospitalari es mesura en minuts. No en el nombre d’annexos, ni en com de bé va superar l’última auditoria. Es mesura en quant triga l’hospital a passar de «ha passat alguna cosa» a «l’equip és on ha de ser».
I en aquest interval gairebé mai no falla el pla. Falla el que va abans del pla.
On es perd el temps
Quan es reconstrueix una activació real, el repartiment dels temps sol ser contraintuïtiu. La decisió d’activar es pren de pressa: per a això hi ha els criteris, i qui està de guàrdia els coneix. El que consumeix els minuts és el que ve després.
Localitzar les persones. El pla diu quins serveis s’activen i amb quines funcions. No sempre diu qui és localitzable aquella nit. Aquesta informació pot ser en un quadrant que canvia cada setmana, en un llistat imprès o al cap del supervisor.
Trucar d’una en una. Algú ha d’agafar un telèfon i marcar. Si són quinze persones i cada trucada ocupa noranta segons entre marcar, esperar, explicar i confirmar, l’última se n’assabenta molt després que la primera. Si n’hi ha diverses que no responen, cal decidir sobre la marxa a qui s’avisa en el seu lloc.
Saber qui ve. Als deu minuts, qui coordina pot continuar sense saber quantes persones són de camí. Les decisions següents —demanar suport extern, derivar pacients o ampliar el nivell d’activació— es prenen sense una imatge completa.
No és necessàriament una fallada d’organització. És el que passa quan un procediment dissenyat per coordinar centenars de persones s’executa amb eines pensades per coordinar-ne tres.
Què canvia en automatitzar l’avís
A l’Hospital General Universitario Gregorio Marañón, la digitalització del Pla de Catàstrofes permet activar protocols que impliquen més de 1.000 persones i llançar el procés en segons. El canvi no és al pla: és que l’avís deixa de ser una tasca manual.
L’avís surt d’una sola vegada i per diversos canals. Correu electrònic, SMS, trucada de veu i missatgeria es combinen per augmentar les opcions de localització. No cal decidir en aquell moment per on contactar amb cada persona.
Si el titular no confirma, el sistema escala. Els rols es poden definir amb titulars i suplents per ordre. Quan algú no respon en el temps previst, l’avís continua sense dependre que una altra persona detecti el silenci.
Qui coordina veu el recompte en temps real. Quantes persones han rebut l’avís, quantes han confirmat i qui continua sense respondre. Aquest tauler converteix els primers minuts en informació accionable.
El registre també importa
Hi ha una part que no es veu durant l’activació i que apareix l’endemà: l’informe.
Tota activació d’un pla de catàstrofes acaba en una revisió: què es va fer, en quin ordre, quant es va trigar i què no va funcionar. Reconstruir-ho a partir de la memòria de vint persones i d’un quadern de guàrdia porta temps, i el resultat sempre és aproximat.
Quan l’avís i l’execució queden registrats amb hora, responsable i evidència, l’informe està pràcticament fet en tancar l’activació. Serveix per detectar que un servei triga sistemàticament més, que un contacte fa mesos que no s’actualitza o que una fase del pla s’ha de revisar.
També converteix els simulacres en una cosa mesurable. Sense registre, un simulacre diu si va sortir bé o malament. Amb registre, mostra on es va encallar i quant es va trigar a resoldre-ho.
Les xifres del cas provenen de la fitxa de projecte publicada per VES.
Activa tot l’equip, sense trucades en cadena
VES Notification combina canals, confirmacions i escalats automàtics en un únic tauler.
